Zolldienstleister für die Ausfuhranmeldung: Make or Buy? So treffen Sie die richtige Entscheidung

Zolldienstleister. Die Situation ist bekannt: Der Kundenauftrag ist fertig gestellt, die Ware muss nun versendet und mit der zugehörigen Ausfuhranmeldung alle erforderlichen Informationen korrekt an den Zoll übermittelt werden.

Andernfalls kann es zu – vermeidbaren – Lieferverzögerungen und Rückfragen kommen.

Wer dies nicht täglich routiniert erledigt, muss immer wieder aufs Neue viel Zeit und Konzentration dafür aufbringen, um alle Daten ordnungsgemäß in der Ausfuhranmeldung einzutragen.

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Ausfuhranmeldungen selber umsetzen oder an einen Zolldienstleister abgeben?

Eine Zollanmeldung ist grundsätzlich für die Warenausfuhr über 1.000 Euro in ein Drittland erforderlich. Daher ist es von Vorteil zu überprüfen, ob es im Unternehmen Mitarbeiter gibt, die das passende Know-how für das komplexe Versandverfahren Ausfuhrverfahren Zoll besitzen.

Diese Überprüfung ist wichtig für die unternehmerische Entscheidung, ob man selbst die Zollformalitäten vornehmen kann oder sie an einen externen Zolldienstleister abgibt.

Entscheidend ist allerdings auch das Wissen um die Komplexität einer Ausfuhranmeldung und ob diese, besondere Verfahren (beispielsweise eine passive und eine aktive Veredelung) beinhaltet.

Auch hier taucht die Frage wieder auf, ob man im Unternehmen über das erforderliche Zoll Know-how verfügt.

Wichtig für eine Entscheidung Make or Buy (selber machen oder kaufen) ist auch,wie oft im Monat Zollanmeldungen erstellt werden müssen. Fünf Mal im Monat, fünf Mal im Jahr oder mehrere Male pro Woche? Hierbei gilt grundsätzlich: Verfügt man über zu geringe Fachkenntnis im Zollbereich und geht es lediglich um einzelne Ausfuhranmeldungen, zahlt es sich  aus, einen Zolldienstleister zu beauftragen. Das trifft auch bei wiederkehrenden Anmeldungen zu, denn nur so können Ressourcen und vor allem auch Zeit eingespart werden.

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Genügend Know-how?

Als Unternehmen sollte man sich einen Überblick darüber verschaffen, über wie viel Zollkenntnisse man selbst bzw. die Mitarbeiter verfügen. Dabei gilt auch zu berücksichtigen, wie viel Zeit für die Beschaffung der notwendigen Informationen und die Erstellung des Zolldokuments benötigt wird.

Besitzt ein Unternehmen keinerlei Erfahrungen mit Zollverfahren und muss sich zollrelevantes Wissen erst aneignen, ist die Beauftragung eines Zolldienstleister deutlich effizienter und kostensparender.

Da der Dienstleister erst eingewiesen werden muss, wird allerdings ein gewisses Maß an Grundwissen über Produktionsabläufe und Stammdaten benötigt.

Die wesentlichen Daten einer Ausfuhranmeldung für die Zollbehörde

Beim Zoll ist für die Ausfuhranmeldung ein hochwertiges, verlässliches Management der Daten erforderlich. Die Stammdaten des Unternehmens müssen vollständig eingepflegt sein, denn sie entscheiden über ein reibungsloses Ausfuhrverfahren.

Sollten falsche Informationen vorliegen oder Informationen fehlen, kann es passieren, dass die gesamte Lieferung beim Zoll liegen bleibt.

Völlig unabhängig davon, ob man sich für eigene Anmeldungen oder einen Zolldienstleister entscheidet: Für eine korrekte und vollständige Ausfuhranmeldung ist es möglich, Stammdaten des Unternehmens dauerhaft zu hinterlegen.

Ebenso verhält es sich mit den jeweiligen Informationen zu Produkten bzw. Waren. Als artikelbezogene Stammdaten werden die Warenbezeichnung, Zolltarifnummer, Codierungen sowie das Ursprungsland bezeichnet.

Die Gretchenfrage: Make or Buy?

Ob man sich als Unternehmen für Make or Buy entscheidet, hängt besonders vom unternehmensinternen Wissen, der Fachkenntnis, den Ressourcen und der Auftragsart sowie -häufigkeit ab.